Pozreli sme sa na 21 firemných vianočných eventov, ktoré sme za posledných päť rokov realizovali. Priemerná skutočná účasť bola 817 hostí. A 10,6 % registrovaných hostí neprišlo.

Čo ukázal náš archív

Nie je to odhad trhu, ale naše vlastné produkčné čísla.

  • 21 analyzovaných firemných vianočných eventov.
  • 817 hostí predstavovala priemerná skutočná účasť.
  • 10,6 % registrovaných hostí sa nedostavilo.

Inými slovami, z desiatich ľudí, ktorí potvrdili účasť, deväť naozaj prišlo.

Koľko stojí prázdna stolička

Pri evente pre 900 hostí pripadá na jedného človeka približne 111 € objednaných služieb. Catering, časť mobiliáru, darček a časť dopravy. Bez ubytovania, s ním by to bolo výrazne viac. Fixné náklady ako produkcia, technika, priestor a program sa na počet hostí neviažu, tie zaplatíte rovnako.

Pri 10,6 % neúčasti to znamená 95 ľudí, s ktorými sa počítalo, a až 10 545 € v službách, ktoré nikto nevyužije.

Catering aj mobiliár sa záväzne objednávajú v predstihu. Väčšina hostí, ktorí neprídu, sa vopred neodhlási. Zistíte to až na mieste.

Riešením nie je objednať menej jedla

Medzi pozvánkou a eventom prejde bežne šesť týždňov. Za ten čas sa menia pracovné povinnosti aj rodinné plány. Registrácia ešte nezaručuje účasť.

Práve tie týždne pred eventom sú priestor, s ktorým sa dá pracovať. Dobre pripravená komunikácia dokáže z firemného večierka urobiť tému, o ktorej sa vo firme hovorí ešte pred jeho začiatkom. A nemusí ísť o drahé aktivity.

Desať spôsobov, ako budovať záujem

  1. Osobné pozvanie od vedenia. Krátke video od človeka, ktorého zamestnanci poznajú, pôsobí osobnejšie než formálna pozvánka.
  2. Videopozvánky od kolegov. Ľudia z rôznych oddelení a pobočiek, pokojne aj vtipne.
  3. Teasing v priestoroch firmy. Plagáty, obrazovky, inštalácie. Event sa stáva súčasťou každodenného prostredia, nie jednorazovým oznámením.
  4. Postupné odhaľovanie programu. Nie všetko musí byť známe pri prvej pozvánke, každé odhalenie je ďalší dôvod komunikovať.
  5. Videopozvánky od účinkujúcich. Moderátor alebo kapela môže ľuďom priblížiť, na čo sa tešiť.
  6. Kvízy a súťaže pred eventom. Vyhodnotenie môže byť súčasťou večerného programu.
  7. Hlasovania a ankety. Výber hudby či programových prvkov posilní pocit, že event vzniká aj s nimi.
  8. Kostýmové a tematické súťaže. Ak má event tému, dá sa začať komunikovať v predstihu.
  9. Spoločný playlist. Jednoduché zapojenie, ktoré nestojí nič.
  10. Priebežná komunikácia cez interné kanály. Intranet, Teams, newsletter, interné obrazovky.

Nie každá aktivita sedí každému klientovi. Inak komunikujeme galavečer pre tristo hostí a inak tematický event pre tisíc zamestnancov. Dôležitý je výber, kombinácia a načasovanie.

Cieľom nie je zahltiť zamestnancov pozvánkami. Cieľom je dať im dôvod prísť.

Preto s účasťou pracujeme od prvej pozvánky, nie od príchodu prvého hosťa.

Efektívny event nie je lacnejší event. Je to event, na ktorý ľudia prídu.

O našej analýze: INSTITUTE OF PROMOTION analyzoval interné údaje z 21 firemných vianočných eventov realizovaných počas posledných piatich rokov. Priemerná skutočná účasť predstavovala 817 hostí, vykázaná miera neúčasti 10,6 %. Údaje sa vzťahujú na analyzovaný súbor podujatí, nie na celý slovenský trh.